兴趣是最好的老师
--爱因斯坦

如何写一封合格的电子邮件

之前翻译过一篇关于撰写高效电子邮件的文章,不少读者的反应是TLDR(too long; did not read)。于是我试图以另一种形式,就类似的主题,写一篇可以在10分钟内读完的文章。

很多事情都有套路,比如思维有结构化思维,文章有八股,音乐作曲有段式结构…电子邮件写作也有它的套路,掌握这些套路可以让你能在短时间能写就一封看上去很专业的电子邮件。

以下按照写电子邮件的顺序,分八个方面,介绍一封合格电子邮件所包含的基本要素。

1. 邮件主题

你一定要花时间好好写个主题,尤其不能留空。因为主题是收件人一眼就能看到的内容, 一个意义明确的主题能够让收件人无需打开邮件,就能评估其目的和价值。一个好的主题可以让你的邮件在众多邮件中脱颖而出,起到事半功倍的效果。

一个好的主题就和一篇文章的标题一样,是对整个邮件的描述和概括如:

  • 明天下午项目评审会议内容计划
  • 问题(Bug)编号27168-订单金额计算错误
  • 入职培训文件-昨天会议上你提到的文件

收件人在看到这样的标题时立刻就能做出相应的动作来回应,而不是想:这是不是垃圾邮件?这个邮件和我有什么关系?而像

  • 一封邮件
  • 好消息
  • 重要的邮件
  • 你要的文件

之类的标题没有任何意义,因为收件人看到之后依然无法得知你的邮件内容到底和什么相关,如何的重要。

2. 开头问候语

电子邮件相比传统的纸质邮件来说没那么正式,传统英文邮件一般采用

  • Dear Mr Smith,
  • Dear Ms Lawson,

这种“Dear Mr/Ms+姓”的格式作为一封邮件开头的问候语。如果你的电子邮件收件人是陌生人或者你是第一次给对方发邮件,可以使用这样的问候语,会显得比较正式。如果你搞不清楚对方的身份和不确定该如何称呼对方,用这种形式的开头也是比较保险的做法。而更多的用于同事和熟人之间的问候语一般使用

  • Hi Smith,
  • Hello Jason,

或者干脆省略问候语。注意问候语一般以逗号结尾,也有见到不写逗号的情况。

中文电子邮件的情况也类似,开头的问候语一般使用

  • 某某先生,
  • 某某女士。

在熟人和同事之间,就用你平时称呼对方的方式即可。同样,也可不使用问候语。

3. 邮件正文

邮件的正文一般采用常用字体,和默认的格式。切忌使用花花绿绿多彩多样的格式。一来,这些格式不一定能够在对方的邮件客户端上正常显示,再则,花花绿绿多彩多样的格式会给人留下不成熟的印象。

邮件正文注意分段和空行,合理的分段空行能够让人阅读愉快,降低收件人阅读大端文字的心理负担。没人喜欢读密密麻麻的长篇大论。

邮件正文最好只描述一件事情,如果有不同的事情,可以另外再发一封。

3.1 邮件目的

第一段一开始应该简洁明了说明这封邮件的目的,你为什么给对方发这封邮件。如果你觉得收件人对你并不熟悉,还要简单介绍自己,写清楚自己的身份,让对方知道你是谁以便可以作出相应的回复。

第二段开始描述邮件的详细内容。

3.2 行动事项

如果这封邮件需要收件人做些什么,接下来就要用礼貌的方式明确的写出来。比如:

  • 你能不能帮我(could you)…
  • 非常感激如果你能(I would be grateful if)…

就算你是对方的领导,也应该使用”请(Please)….”

4. 合理使用附件

一般情况下尽量不要使用附件,可以考虑把附件文档中的核心内容拷贝到邮件正文中去。因为附件可能传播病毒,还需要额外安装相应的软件才能打开。如果在收件人在手机上浏览附件,体验更差,不但浪费流量而且还很可能因为格式问题无法查看。

如果不得不使用附件,在邮件正文中应该简单说明附件的内容,并且在发出邮件之前再次检查有没有已经把附件放在邮件中了。工作邮件中经常遇到的情况是:某人群发了一个邮件之后,很多人都在回复发件人“你的附件呢?”

给附件取个有意义的名字也是很有必要的,这点和写邮件主题类似,如“2016上半年财务报表.pdf”
就比 “文件.pdf”明确很多。

5. 邮件结束语

用于传统纸质邮件的“Yours sincerely (对应类似中文:此致敬礼)”,在电子邮件中并不常用,英文中常用的结束语有:

  • Best regards,
  • Regards,
  • Best wishes,

注意一般以逗号结尾,也有见到不写逗号的。如果你不写逗号,请在开头的问候语中也不要使用逗号,以保持一致。

中文商务邮件的结尾也有见到诸如纸质书信中“此致敬礼”,“顺颂商祺”,“顺颂秋安”之类的结束语。我觉得并没有太大的必要,如果真要表现非常正式,倒不如发一封更显正式的纸质邮件。在中文商务电子邮件中,根据情况写一句“祝生意兴隆”,“愿事业蒸蒸日上”会显得更加自然和亲切。

6. 署名

邮件的最后,最好写上你的姓名(署名),尤其是第一发电子邮件给这个人。如有必要,还要写上你的title职务和联系邮箱电话等。很多邮件客户端都具有“签名”的功能,就是用来写自动完成这部分内容的,它可以帮你自动插入此类提前设置好的信息。

7. 反复校对

一封电子邮件终于写完了,是不是立即就想点“发送”按钮?且慢,越是重要的邮件越是要反复校对,一封没有语法和错别字的邮件是让你看起来更加专业的前提。必要时可以请你身边的同事帮你校对。

8. 其它注意事项

在你点发送按钮之前,这些内容值得你去认真考虑

  1. 妥善使用“回复”和“回复全部”可以避免事态的扩大

  2. 合理使用CC(抄送)和BCC(密送)
    如果你要群发比较敏感的信息,并且要保护收件人邮件地址,你应该使用BCC。群发邮件时,每个人的邮件地址都会显示在CC列表中,但BCC不会。BCC的这个特点也可以避免收件人使用“回复全部” ,如果你不想其中一个收件人使用“回复全部”而对其它人造成干扰也可以考虑使用BCC。如果遇到邮件客户端不允许收件人留空,你可以在“收件人”框中写上自己的邮件地址。

  3. 缩写和非正式用语
    给彼此熟悉的同事和朋友发邮件时,使用缩写或者非正式的语言如网络用语完全没问题。但在比较重要的场合或者你第一次给这个人发邮件,请避免使用各种缩写和网络用语。否则会显得你不专业和让对方觉得你对他不太重视。

  4. 电子邮件很可能会被公开
    电子邮件是一个很重要的存档和记录,你写下的东西就会留下证据。加上电子邮件系统并不安全,黑客也能够很容易的截获你的电子邮件。所以你在打算写某些内容之前,最好仔细考虑下如果这封邮件被传播和泄露出去会有什么后果,之后再决定是否要真的要发出这封电子邮件。

推荐阅读

下篇关于电子邮件的文章打算整理下“英文电子邮件常用句式”,敬请期待。

 

版权声明
本博客所有文章皆为原创,作者保留所有版权。转载必须保证全文完整和包含本声明,并以超链接形式注明出处 http://www.macode.net/how-to-write-a-professional-email/

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注